Datenschutzerklärung für den Service Desk — Support Center Digitalisierung (SCD) — CIDS

Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Service Desk der Technischen Universität Dresden

Der Service Desk ist der Ansprechpartner für IT-bezogene Anfragen an der Technischen Universität Dresden. Er ist telefonisch und persönlich zu den angegebenen Öffnungszeiten oder jederzeit per E-Mail zu erreichen. Eingehende Anfragen werden von den Mitarbeiter:innen beantwortet und/oder an die zuständigen Fachkundigen an der Technischen Universität Dresden weitergeleitet.
Beschäftigte der TUD können Ihre Anfragen im Kundenportal des Ticketsystems einsehen.

Für welche Zwecke sollen personenbezogene Daten verarbeitet werden?

Alle personenbezogenen Daten, die in einer Anfrage enthalten sind (z. B. Name, ZIH-Login, E-Mail-Anhänge), werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage genutzt. Die Datenverarbeitung verfolgt dabei den Zweck, den Nutzer:innen hinsichtlich ihrer konkreten Probleme Lösungen anzubieten.
Die Daten werden streng vertraulich behandelt. Mitglieder und Angehörige der Technischen Universität Dresden sollten beachten, für die Kommunikation ausschließlich ihre von der Technischen Universität Dresden bereitgestellte E-Mail-Adresse zu verwenden (z.B. max.mustermann@tu-dresden.de / maxi.musterfrau@mailbox.tu-dresden.de).

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können sich Betroffene wenden?

Verantwortlich i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Technische Universität Dresden.

Verantwortliche Stelle

Technische Universität Dresden
CIDS - Center for Interdisciplinary Digital Sciences
01062 Dresden

Tel.: +49 (0)351 463-40000
E-Mail: servicedesk@tu-dresden.de

Der Datenschutzbeauftragte

Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Dresden
Herr Jens Syckor
01062 Dresden

Tel.: +49 (0)351 463-32839
E-Mail: informationssicherheit@tu-dresden.de

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Die Verarbeitung umfasst je nach Anliegen folgende personenbezogene Daten:

• ZIH-Login
• Titel
• Name
• Immatrikulationsdaten (Matrikelnummer, Studiengang/Studienfach, Abschluss)
• Kontaktdaten (TUD-interne und externe E-Mail-Adressen, dienstliche Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Gebäude/Raum, Organisationseinheit)

Wie werden die Daten verarbeitet?

Mit Eingang einer Anfrage (telefonisch, persönlich oder per E-Mail) wird ein Ticket erstellt. In dem Ticket sind neben den genannten personenbezogenen Daten auch Informationen zum zu lösenden Sachverhalt aufgeführt. Fehlende Informationen werden erfragt und im Ticket ergänzt. Es werden nur die Informationen abgefragt, die zur Lösung der Anfrage benötigt werden. Die notwendigen Informationen unterscheiden sich in Abhängigkeit vom Typ der Anfrage und den betroffenen IT-Diensten.

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten?

Die personenbezogenen Daten werden auf Grundlage des § 11 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG) für Beschäftigte bzw. des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Studierende verarbeitet.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Telefonanrufe werden nicht aufgezeichnet, aber zur Erfassung des Arbeitsaufwandes gezählt. E-Mails an den Service Desk werden inklusive der personenbezogenen Daten für den zur Bearbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert. Zu Zwecken der Qualitätssicherung werden der Verlauf und die Bearbeitung einzelner E-Mail-Anfragen analysiert.
In der Regel werden Anfragen 2 Jahre nach Bearbeitungsabschluss gelöscht. Ausnahmen sind Anfragen, die im Zusammenhang einer Dienstbereitstellung, -änderung oder –abmeldung stehen.
Verfällt der Mitglieds- bzw. Angehörigenstatus, werden alle personenbezogenen Daten nach Ablauf von 15 Monaten gelöscht.

Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt?

Der Service Desk bearbeitet eingehende Anfragen direkt bzw. leitet sie an die richtigen Ansprechpersonen innerhalb der Technischen Universität Dresden weiter. Insofern dies nicht anders gesetzlich bestimmt ist, erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte.

Welche Rechte haben Betroffene grundsätzlich?

• Recht auf Freiwilligkeit und Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

  Erfolgt die Nutzung der Dienste auf einer Einwilligung, so kann diese jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit der Folge widerrufen werden, dass die personenbezogenen Daten der betreffenden Person nicht weiterverarbeitet werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  Die Betroffenen haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten sowie die möglichen Empfänger dieser Daten verlangen zu können. Ihnen steht eine Antwort innerhalb einer Frist von einem Monat nach Eingang des Auskunftsersuchens zu.

• Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Art. 16 - 18 DSGVO)

  Die Betroffenen können jederzeit gegenüber der Technischen Universität Dresden die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten bzw. die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  Die Betroffenen können verlangen, dass die Technische Universität Dresden ihnen ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format übermittelt. Alternativ können sie die direkte Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit dies möglich ist.

• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

  Die Betroffenen können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einlegen.

• Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

  Betroffene Personen können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der Technischen Universität Dresden sowie bei einer Beschwerde nach Art. 77 DSGVO an eine Aufsichtsbehörde zum Datenschutz wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde für die Technische Universität Dresden ist:

  Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
  Frau Dr. Juliane Hundert
  Devrientstraße 5
  01067 Dresden
  E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
  Telefon: +49 (0)351 85471-101
  www.datenschutz.sachsen.de

Zur Inanspruchnahme der Rechte genügt eine Mitteilung in Textform (Brief oder E-Mail) an den Verantwortlichen.