Deutsch
Anmelden

Rechtliche Erklärungen
Pflege von rechtlichen Erklärungen

Nutzungsbedingungen für das Intranet

Anwendungsbereich der Nutzungsbedingungen

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich auf die Art und Weise, wie das TUD Intranet zur Verfügung gestellt wird sowie auf die Rahmenbedingungen zur Nutzung. Sie ersetzen keine anderen Bestimmungen, sondern ergänzen bestehende Regelungen. Die Nutzungsbedingungen können jederzeit erweitert und angepasst werden. Bei neuen Anpassungen werden die Nutzenden erneut aufgefordert, die Nutzungsbedingungen zu bestätigen.

Die Nutzenden der Plattform sind:

  • Beschäftigte der Technischen Universität Dresden
  • Studierende der Technischen Universität Dresden (eingeschränkt)
  • Gäste der Technischen Universität Dresden (eingeschränkt)

Informationen im Intranet

Die Plattform beinhaltet bzw. verlinkt alle für Beschäftigte relevanten Informationen zum Arbeitsalltag an der TU Dresden sowie wichtige News aus dem Rektorat und aus der Verwaltung. Den Beschäftigten wird empfohlen, das Intranet regelmäßig zu nutzen und sich im System über aktuelle Regelungen und Prozesse zu informieren.

Zugang

Das TUD Intranet basiert auf der Software Confluence des Herstellers Atlassian und der Erweiterung Linchpin Intranet Suite des Herstellers Seibert Solutions. Daten werden auf Servern und Speichermedien der TUD gespeichert. Nutzende können nach der Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung über das Web (intranet.tu-dresden.de) im gängigen Browser auf das Intranet zugreifen.

Empfohlene Browser:

  • Microsoft Edge (Chromium)
  • Chrome
  • Firefox
  • Safari (nur Mac)

Mobile Nutzung

Die Nutzung der Plattform auf mobilen Geräten ist per Browsernutzung über intranet.tu-dresden.de möglich. Wir weisen darauf hin, dass umfangreiche mobile Optimierungen noch nicht erfolgt sind und Einschränkungen in der Nutzung auftreten können. Der Einsatz der Linchpin-App wird derzeit nicht empfohlen.

Zweck und Aufbau der Plattform

Das TUD Intranet ist eine Informations- und Kommunikationsplattform sowie eine Plattform für kollaboratives Arbeiten.

Inhalte werden in sog. Intranet-Bereichen organisiert. Je nach Zweck sind die Intranet-Bereiche in drei Arten aufgeteilt, für welche unterschiedliche Berechtigungsszenarien vorgesehen sind.

Themenbereiche

Intranet-Bereiche, die interne Informationen zur TUD enthalten. Diese sind für interne Angehörige (Beschäftigte, eingeschränkt Studierende) der Technischen Universität Dresden bestimmt.

Leseberechtigungen:

  • alle Beschäftigten
  • Studierende nur für ausgewählte Themenbereiche (z. B. Gesundheit)

Schreibberechtigungen:

  • Editor:innen in Themenbereichen

Kommentieren (bei aktivierter Kommentarfunktion):

  • alle Beschäftigten (unter ihrem Klarnamen)
  • Studierende unter Angabe des Vor- und Nachnamens in ausgewählten Themenbereichen (sh. "Nutzung durch Studierende und Externe")

Anfragen zur Einrichtung neuer Themenbereiche sind an das Intranet-Team zu richten.

Communitys

Intranet-Bereiche, die dem Austausch und der Vernetzung unter Beschäftigten dienen.

Lese- und Schreibberechtigungen:

  • alle Beschäftigten

Kommentieren:

  • alle Beschäftigten (unter ihrem Klarnamen)

Anfragen zur Einrichtung einer Community sind an das Intranet-Team zu richten. Die Voraussetzung für die Anlage einer Community ist eine für die Moderation zuständige Person und ihre Stellvertretung, die den Austausch unter Beschäftigten im Sinne der vorliegenden Nutzungsbedingungen betreuen. Beim Ausscheiden der Moderation aus der TUD sind entsprechend Vertretungen durch die Struktureinheit zu benennen.

Teambereiche

Teambereiche dienen der Zusammenarbeit in unterschiedlichen Teamkonstellationen.

Lese- und Schreibberechtigungen:

  • ausgewählter Kreis von Personen (Beschäftigte, optional Studierende und Gäste), der auf einer IDM-Gruppe basiert

Beschäftigte mit aktivem Dienstverhältnis können mittels Formular im Self-Service-Portal selbst Bereiche beantragen. Der Antrag definiert, wer die Rolle des Bereichsadmins übernimmt. Diese Person kann selbstständig Berechtigungen vergeben. Verwaist ein Bereich nach Ausscheiden des Bereichsadmins, erfolgt die Neuvergabe dieser Rolle im Einvernehmen mit der Leitung der zugeordneten Organisationseinheit.

Die Voraussetzung für die Erstellung eines Teambereichs ist eine bereits vorhandene oder zu diesem Zweck neu erstellte IDM-Gruppe.

Die Bereichsadministration in den Themenbereichen und Communitys übernimmt das Intranet-Team, sofern keine anderweitige Entscheidung zur Bereichsadministration getroffen wird.

Nutzung durch Studierende und Externe

Zur gemeinsamen Zusammenarbeit können zu den Teambereichen externe Gäste eingeladen werden. Die Anmeldung ist mit einem ZIH-Login und Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich.

Externen Gästen dürfen in den Teambereichen Lese- und Schreibberechtigungen erteilt werden.

Studierende ohne Arbeitsvertrag mit der TUD und mit einem gültigen ZIH-Login dürfen in begründeten Fällen ebenfalls zu Teambereichen mit Lese- und Schreibberechtigungen eingeladen werden.

Die Anzahl der Gäste und/oder Studierende pro Teambereich sollte auf maximal 10 Personen beschränkt sein. Ausnahmen sind durch das Team Intranet zu prüfen. Sollte die Lizenzgrenze erreicht werden, werden die Zugänge für Gäste und Studierende deaktiviert, um den Zugang zum System für TUD-Beschäftigte gewährleisten zu können.

Darüber hinaus können Studierende einen anonymen und lesenden Zugriff auf Themenbereiche erhalten, wenn diese auch für Studierende relevante Inhalte beinhalten. Der Zugriff auf die Themenbereiche erfolgt über ZIH-Login und Zwei-Faktor Authentifizierung.

Studierende können bei entsprechend aktivierter Kommentarfunktion in Themenbereichen kommentieren, tun dies aber als anonym eingeloggte Personen nicht unter ihrem Klarnamen. Studierende dürfen daher nur unter Angabe ihres Vor- und Zunamens Kommentare in Themenbereichen veröffentlichen. Bei fehlenden Angaben darf der Kommentar von berechtigten Personen (Seiten-Editor:innen oder Bereichsadmins) gelöscht werden.

Zulässige Verwendung

Nutzende verpflichten sich dazu, die Plattform nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen sowie die ZIH Nutzungsbestimmungen, die IT-Ordnung und geltende Rechtsvorschriften einzuhalten. Dies gilt auch für urheberrechtlich geschützte Daten, die nur gespeichert bzw. geteilt werden dürfen, wenn die Nutzenden das Recht dazu besitzen. Bilder und Fotos in Themenbereichen und Communitys müsse gültige Copyright-Informationen beinhalten.

Das Intranet ist ausschließlich zur Verarbeitung von Daten mit dem Schutzbedarf „normal“ gemäß der Richtlinie zur Informationssicherheit (MCDIO 1/2022) zugelassen. Die Einbindung externer Inhalte (Bilder, Dateien, Verlinkungen auf externe Inhalte) im TUD Intranet erfolgt eigenverantwortlich durch Nutzende.

Barrierefreiheit

Es ist die Barrierefreiheitserklärung für TUD Intranet zu beachten.

Für eine barrierefreie Nutzung des TUD Intranets werden folgende Screenreader empfohlen:

  • NVDA (für die Nutzung im Firefox)
  • JAWS (für die Nutzung im Chrome)
  • VoiceOver (für die Nutzung im Safari)

Datenschutz und Informationssicherheit

Die Konfiguration von Zugriffsrechten der Nutzenden für Bereiche, Seiten, Kommentare und sonstige Inhalte durch Bereichsadmins und das Team Intranet ist ein zentrales Feature des Services. Es kann aber bei mangelnder Sorgfalt zu Vertraulichkeits- und Integritätsverlust der Daten führen. Es liegt in der Verantwortung der Bereichsadmins, bei der Berechtigungsvergabe sorgsam vorzugehen. Wenn dies nicht möglich ist, ist ein anderer Service zur Speicherung der Daten zu verwenden.

Nutzende sind verpflichtet, bei der Benutzung von personenbezogenen Daten die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zum Datenschutz, zu beachten. Die Einstellung von Informationen mit personenbezogenen Daten in das Intranet darf nur mit einer gültigen Rechtsgrundlage erfolgen. Für die Rechtsgrundlage sind die Personen verantwortlich, die die Inhalte einstellen. Das Speichern von Passwörtern ist nicht gestattet.

Sollte eine Person aus der TUD ausscheiden, werden personenbezogene Informationen automatisch anonymisiert. Die Person ist über die Beschäftigtensuche nicht mehr auffindbar. Inhaltliche Angaben, die personenbezogene Informationen ausgeschiedener Nutzenden beinhalten, sind durch Editor:innen des Intranet-Bereichs unverzüglich anzupassen.

Nutzendenprofil

Das Nutzendenprofil ist eine wichtige Basis für die Personensuche im Intranet. Die Informationen im Profil (mit u. a. Expertise, Aufgaben und Sprachkenntnissen) helfen anderen, zuständige Ansprechpersonen und Expert:innen an der TUD zu finden. Die Nutzenden sind für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ihrer Angaben im Profil, ggf. in enger Abstimmung der auszufüllenden Angaben mit dem Vorgesetzten, selbst verantwortlich.

Einige Inhalte des Profils werden automatisch hinterlegt (Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Struktureinheit, Standort), weitere Angaben sind eigenständig zu ergänzen. Ein aktuelles Profilbild für interne Dienste kann im Self-Service-Portal hinterlegt werden und wird für das Intranet übernommen.

Veranstaltungen

Bei der Anmeldung zu den im Intranet veröffentlichten internen Veranstaltungen werden der:dem Veranstaltungsersteller:in die im Profil enthaltenen personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt.

Benachrichtigungen

Die Plattform ermöglicht folgende Benachrichtigungsarten:

  • E-Mails
  • systeminterne Benachrichtigungen (über die als "Glocken-Icon" gestaltete Schaltfläche)

Die Auswahl der Benachrichtigungen kann im Profil angepasst werden.

Zugriffsstatistik

Die Zugriffsstatistik erfasst pseudonymisierte Zugriffe auf Seiten und Bereiche und ist nur für Editor:innen der Themenbereiche, Bereichsadmins (sofern in den Teambereichen nicht anders festgelegt) und das Intranet-Team einsehbar.

Zu Auswertungszwecken wird lediglich die Anzahl der Zugriffe auf die jeweiligen Seiten/Bereiche berücksichtigt.

Zweisprachigkeit

Die Inhalte in den Themenbereichen sind zweisprachig auf Deutsch und Englisch zu erstellen.

Es ist technisch nicht möglich, Kommentare zu übersetzen. Es wird empfohlen, sich in Communitys und Teambereichen mit aktivierter Kommentarfunktion auf eine Sprache festzulegen.

Aufgabenfunktion

Im Rahmen der Nutzung der Teambereiche können Aufgaben mit Personenzuweisung erstellt werden. Die Zuweisung von Aufgaben an konkrete Personen in Themenbereichen und Communitys wird nicht empfohlen.

Anhänge

Anhänge bis zur Größe von 5 MB können in Teambereichen, Themenbereichen oder Communitys angehängt werden. Es dürfen nur auf Schadsoftware ausreichend geprüfte Anhänge hochgeladen werden. Es wird empfohlen, die Anhänge vor dem Hochladen auf sensible Metadaten zu prüfen.

Interaktive Funktionen

In allen Intranet-Bereichen ist der "Gefällt-mir"-Button automatisch aktiviert. Mit dieser Funktion kann die Zustimmung, Wertschätzung oder Anerkennung für Inhalte ausgedrückt werden.

Interaktive Funktionen wie Kommentare und Microblogs sind nur in den Teambereichen und Communitys automatisch aktiviert.

Die Funktionen können in den Teambereichen je nach Entscheidung des Teams durch die Bereichsadmins deaktiviert werden. Zu beachten ist, dass Microblogs an die Kommentarfunktion gekoppelt sind, bei deaktivierten Kommentaren steht daher auch die Microblog-Funktion nicht zur Verfügung.

In Themenbereichen können interaktive Funktionen optional genutzt werden.

Kommentare und Microblogs können in den Themenbereichen beispielsweise für folgende Szenarien eingesetzt werden:

  • Kommentare:
    • direktes Feedback zum Inhalt der jeweiligen Seite
  • Microblogs:
    • kurze Hinweise zu aktualisierten Inhalten im Bereich oder auf der Seite
    • Kurznachrichten an das Team, z. B. "In der Küche steht Geburtstagskuchen für alle!"
    • Feedbacksammlung zu konkreten Fragen, z. B. "Wie waren Ihre bisherigen Erfahrungen mit ...?"
    • Diskussion zu einer bestimmten Fragestellung, z. B. "Wie soll das Thema künftig gestaltet werden?"

Kommentare und Microblogs sind nicht dafür geeignet, um:

  • direkte Arbeitsaufträge an konkrete Personen zu vergeben
  • als Chat genutzt zu werden
  • etablierte Support-Kanäle (Ticketsystem, E-Mail-Prozesse) zu ersetzen.

Für die Antworten auf Kommentare sind keine Reaktionszeiten festgelegt. Diese können jedoch pro Intranet-Bereich und je nach individuellen Kapazitäten definiert werden.

Die Seiteneditor:innen oder Community-Moderator:innen dürfen Kommentare und Microblog-Beiträge löschen:

Bei wiederholten Verstößen wird die Kommentarfunktion im betroffenen Intranet-Bereich nach Meldung an das Intranet-Team deaktiviert.

Verhaltensempfehlungen im Intranet

Es sind die Regeln zur gemeinsamen Interaktion (Netiquette im Intranet) zu beachten.

Systemerweiterungen durch Apps

Confluence kann durch Apps externer Anbieter erweitert werden. Der Einsatz von neuen Apps erfolgt nach einer datenschutzrechtlichen Prüfung.

Derzeit installierte Apps sind:

  • Aura
  • Blueprint Creator
  • Draw.io
  • Flow Board
  • LaTeX and MathJax
  • Linchpin Intranet Suite
  • No E-Mail Storm
  • Scroll PDF Exporter
  • Smart Terms
  • Table Filter, Charts and Spreatsheets for Confluence
  • Translations for Confluence

Der App-Bedarf wird regelmäßig geprüft.

Missbrauch melden

Ein Verstoß, Missbrauch oder die Nichtbeachtung dieser Nutzungsbedingungen sind dem Intranet-Team (intranet-support@tu-dresden.de) zu melden. Das Intranet-Team prüft das weitere Vorgehen und informiert die meldende Person darüber.

Weitere einzuhaltende Bestimmungen und Regelungen

Kontakt

Team Intranet: intranet-support@tu-dresden.de