Nutzungsrichtlinie zum Buchungs- und Abrechnungssystem – ReCoN (Research Commons Network) an der Technischen Universität Dresden

§1 Gegenstand dieser Richtlinie

Gegenstand dieser Richtlinie ist die Nutzung eines Buchungs- und Abrechnungssystems für Technologieplattformen („ReCoN“ – Research Commons Network) an der Technischen Universität Dresden (nachfolgend TUD genannt) sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem System, soweit diese zu Zwecken der Erfüllung der Aufgaben der Hochschule nach § 5 Sächsisches Hochschulgesetz (SächsHSG) erforderlich ist und dies nicht durch Ordnungen oder Richtlinien der TU Dresden geregelt ist.

§2 Geltungsbereich dieser Richtlinie

1. Die Mitglieder:innen und Angehörigen der TUD gemäß § 50 SächsHSG, insbesondere nutzende Forscher:innen sowie Beschäftigte aus Technik und Verwaltung, werden im Sinne dieser Richtlinie als Nutzer:innen von ReCoN bezeichnet. Sofern Dritte ReCoN nutzen, finden die hier dargelegten Bestimmungen entsprechende Anwendung.
2. Diese Richtline gilt für alle Nutzer:innen von ReCoN.

§3 Zweck und Einsatz von ReCoN

1. Zweck ist die Bereitstellung einer universitätsweit einheitlichen Plattform zur Darstellung, Reservierung und Abrechnungsunterstützung nutzbarer Anlagen/Geräte und Forschungs-Dienstleistungen im Kontext von Forschung und Lehre. Die Nutzung erfolgt im Rahmen von § 14 Abs. 1 der Ordnung für die informationstechnischen Einrichtungen und Dienste und zur Informationssicherheit der TUD (IT Ordnung).
2. Weiterer Zweck ist die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sowie der Ressourcenplanung. Hierzu können Berichte für verschiedene Anlässe unterschiedlicher Organisationsebenen der TUD aus den Daten in ReCoN generiert werden.
3. Systemadministrator von ReCoN ist der Bereich „Technologieplattformen“ (TP) am Büro des Kanzlers der TUD (oder dessen Nachfolgeeinrichtung). Dem Betrieb der Buchungs- und Managementsoftware liegt ein Sicherheitskonzept zu Grunde, welches mit den zuständigen Stellen - insbesondere dem Sachgebiet Informationssicherheit und dem Personalrat - abgestimmt wurde und kontinuierlich aktualisiert wird.
4. ReCoN hat den Charakter einer Vermittlungsplattform zwischen den Leistungsanbietern von Forschungsinfrastrukturen und den Nutzer:innen. Grundlage jeglicher Bereitstellung und Abrechnung von Leistungen bildet ausschließlich die Nutzungsordnung und Preistabelle des jeweiligen Leistungsanbieters. Es entsteht kein finanzieller oder materieller Anspruch gegenüber den Administrator:innen von ReCoN.

§4 Aufbau von ReCoN

1. Das Buchungs- und Abrechnungsvorbereitungssystem ReCoN ist ein datenbankbasiertes Portal (betrieben als „Software as a Service“), in dem Basisdaten wissenschaftlicher Geräte und Forschungsdienstleistungen sowie Personendaten von Leistungsanbietern und Nutzer:innen (Name, Vorname, Email-Adresse) und abrechnungsrelevante Informationen (Buchungszeiträume, Nutzungsarten, Adressen, Finanzierungs- und Projektinformationen und weitere) erfasst und verarbeitet werden.
2. Die Daten werden mit Bestandsdaten der TUD (Preisinformationen, Debitorenstammdaten) verknüpft.
3. Basisdaten zu Geräten, Forschungsdienstleistungen und Kontaktdaten von Leistungsanbietern können in der Software für registrierte Nutzer:innen einsehbar sein.

§5 Begriffsdefinitionen und Rollen

Begriffsdefinitionen werden anhand der Original-Bezeichnungen entsprechend der Software in englischer Originalsprache kursiv beschrieben.

1. Nutzer:innen (User) im Sinne von ReCoN sind natürliche Personen. Es werden zwei Gruppen von Nutzer:innen unterschieden:

   • (a) Interne Nutzer:innen: Personen, welche über ein aktives Beschäftigungs- oder Studentenverhältnis direkt an der TUD affiliert sind
   • (b) Externe Nutzer:innen: alle anderen Personen mit berechtigtem Nutzungsinteresse

2. Administratoren (Admin) sind Nutzer:innen mit besonderen Berechtigungen in ReCoN. Sie entsprechen bestimmten Rollen in der TUD-Struktur. Folgende Administratorenrollen sind definiert:

   • (a) Institution Admin: Administrator:innen von ReCoN an der TUD, Bereich Technologieplattformen
   • (b) Department Admin: Verwaltungs- und Finanzverantwortliche der Fakultäten oder Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen
   • (c) Facility Admin und CF Financial Admin: Administratives Personal von Technologieplattformen/Core Facilities
   • (d) Lab Admin und Lab Deputy (im Folgenden zusammen als „Lab Admins“ referenziert): Kostenstellenverantwortliche

3. Facility bezeichnet eine Struktur der Leistungsanbieter, welche Anlagen/Geräte (z.B. Geräte, Ausstattungen) und Services (im Sinne von angebotenen Forschungsdienstleistungen) verwalten, anderen zur Nutzung anbieten und ggf. dafür ein Nutzungsentgelt erheben (dazu gehören u.a. Forschungsinfrastrukturen, Technologieplattformen und Core Facilities). Sie führen auch die Vorbereitung der Abrechnung der Leistungen durch. Facilities aggregieren Buchungsdaten für die Leistungsabrechnung. Die Leistungsabrechnung kann an die Rolle CF Financial Admin delegiert werden.

4. Labs sind Strukturen, welche Anlagen/Geräte und Serviceleistungen der Facilities nutzen können. Ihnen können Finanzierungselemente und Nutzer:innen zugeordnet werden. Lab Admins verwalten ein eigenes Lab, können Rechnungsinformationen und Finanzierungselemente hinterlegen sowie Berechtigungen für die Nutzer:innen des Labs und zu nutzende Facilities festlegen. Lab Admins geben Aufträge frei, welche Nutzer:innen des Labs in Facilities angelegt haben.

5. Institutions und Departments sind Strukturen, die sowohl Labs als auch Facilities gruppieren und zur Berechtigungsteuerung genutzt werden können. Institutions entsprechen den Bereichen und Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen der TUD. Departments entsprechen den Fakultäten bzw. Instituten der TUD. Die Administration der Institutions erfolgt zentral durch den Bereich Technologieplattformen. Die Administration der Departments kann durch Mitarbeiter:innen der jeweiligen Fakultäten und Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen erfolgen. Die Department Admins können Labs anlegen und administrieren.

6. Calendars sind zeitbezogene Angebotsansichten. Sie werden von Facility Admins Geräten zugeordnet. Nutzer:innen können mit ihnen Nutzungszeiten reservieren.

7. Sample Submissions oder auch Service Forms sind elektronische Formulare für die Anforderung und Abwicklung von Forschungsdienstleistungen durch Nutzer:innen in Facilities.

8. Supplies sind Verbrauchsmaterialien, welche im Zusammenhang mit der Erbringung wissenschaftlicher oder wissenschaftsunterstützender Dienstleistungen durch Facilities verbraucht oder an Nutzer:innen abgegeben werden können.

§6 Zugangs- und Nutzungsberechtigung

1. Zugangsberechtigt sind alle Nutzer:innen mit einem aktiven ZIH-Login.
   • (a) Voraussetzung für die Registrierung und Nutzung von ReCoN ist eine Authentifizierung über das zentrale Identitätsmanagementsystem (IDM) der TUD mittels Single-Sign-On (SSO).
   • (b) Personen, welche nicht im IDM eingetragen sind, erhalten einen entsprechenden Eintrag durch das ZIH der TUD auf Antrag durch den Bereich Technologieplattformen. Die Personen sind gem. § 5 Abs 1 Externe Nutzer. Dieser Eintrag muss regelmäßig verlängert werden.
2. Folgende Funktionen stehen allen Nutzer:innen zur Verfügung:
   • (a) Zuordnung zu Labs und Facilities mittels Nutzungsanfrage
   • (b) Reservierung von angebotenen Anlagen/Geräten (ggfls. erst nach Freigabe durch Facility Admins)
   • (c) Buchungsanfragen von Forschungsdienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
   • (d) Kommunikation mit Administrator:innen mittels Service Forms
3. Darüber hinaus gehende Funktionen, insbesondere solche mit Bezug für die Abrechnung gebuchter Leistungen, erfordern die Erteilung besonderer Berechtigungen (sog. Admin-Rechte).
4. Admin-Rechte für Department Admins und Facility Admins werden durch den Bereich Technologieplattformen analog den TUD-internen Vorgaben erteilt. CF Financial Admins Berechtigungen können auf Facility-Ebene durch Facility Admins vergeben werden. Lab Admins werden, sofern vorhanden, durch die Department Admins, alternativ durch Institution Admins festgelegt.
5. Externe Nutzer:innen erhalten Lab Admin Rechte auf gesonderten Antrag an den Institution Admin.

§7 Buchungs- und Abrechnungsabläufe

1. Lab Admins können Finanzierungselemente in ihren Labs hinterlegen. Hierbei dürfen ausdrücklich nur solche Elemente hinterlegt werden, für die die Lab Admins Zeichnungsberechtigung besitzen. Die Lab Admins geben diese Finanzierungselemente dem Lab zugeordneten Nutzer:innen frei. Für TUD-interne Nutzergruppen gilt: Für jedes Finanzierungselement muss durch den Lab Admin ein verfügbares Budget hinterlegt werden.
2. Werden Nutzungsentgelte von Leistungsanbietern (Facilities) erhoben, ist die Angabe eines Finanzierungselements der reservierenden Nutzer:in verpflichtend. Durch die Nutzung von ReCoN zur Leistungsanforderung entsteht ein Vertrag zwischen Nutzer:in und Leistungsanbieter. Grundlage hierfür sind die jeweiligen Nutzungsordnungen der Leistungsanbieter (Facilities) und ggfls. deren Preisliste. Nutzung durch externe Nutzer:innen unterliegt den vertraglichen Regelungen der TUD.
3. Nutzer:innen können Gerätenutzungen über Kalender reservieren. Nach Bestätigung dieser Reservierung entsteht eine Buchung. Regeln für diesen Prozess bestimmt der Leistungsanbieter (Facility) durch seine jeweilige Nutzungsordnung.
4. Nutzer:innen können Forschungsdienstleistungen über Service Forms anfragen. Der Leistungserbringer erstellt eine Kostenschätzung („Quote“), welche vom Lab Admin grundsätzlich freigegeben werden muss. Eine automatisierte Freigabe ist mit und ohne Wertgrenzen möglich. Nach Freigabe erstellt der Facility Admin Leistungsbuchungen entsprechend der durchgeführten Forschungsdienstleistungen. Detaillierte Regeln für diese Prozesse bestimmt der Leistungsanbieter (Facility) durch dessen Nutzungsordnung.
5. Nutzer:innen können die Ausgabe von Supplies über ein Formular anfragen. Der Leistungserbringer (Facility) entscheidet über und realisiert die Ausgabe. Die Ausgabe erfolgt entsprechend seiner Nutzungsordnung und weiterer relevanter Vorschriften und ggfls. Gesetze.

§8 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Haftungsausschluss

1. Nutzende der Technologieplattformen der TUD, deren Leistungen über ReCon gebucht und abgewickelt werden, verpflichten sich sämtliche einschlägige gesetzliche Vorschriften zu beachten und einzuhalten.
2. Die Administratoren der Plattform übernehmen keine Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der von den Nutzer:innen durchgeführten Transaktionen, Handlungen oder Dienstleistungen. Die Nutzer:innen stellen die Betreiber der Plattform von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Verletzung gesetzlicher Vorschriften durch sie resultieren.
3. Die Haftung der Administratoren der Plattform ist im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen. Unberührt bleibt die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der Betreiber beruhen.

§9 Datenschutz, Datensicherheit und Datenverarbeitung

1. Die Erhebung und Verarbeitung von Daten unterliegt DSGVO, BDSG und TUD-internen Datenschutzrichtlinien. Weitere Details werden im Datenschutzkonzept und dem Sicherheitskonzept der TUD geregelt.
2. Zu folgenden Zwecken werden Daten erhoben und verarbeitet:
   • (a) Reservierung und Terminierung von Leistungen und Gerätenutzungen innerhalb der TUD
   • (b) Vorbereitung der Abrechnung von Buchungen
   • (c) Bereitstellung von Übersichtsinformationen an Nutzer:innen und Administrator:innen zur Ressourcennutzung im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen
3. Die Nutzung der Buchungs- und Abrechnungssoftware zu anderen als in § 2 definierten Zwecken, insbesondere für Zwecke der nichtwissenschaftlichen Leistungs- und Verhaltenskontrolle oder zu den Zwecken einer Ermittlung von Grundlagen für dienstliche Beurteilungen, ist ausgeschlossen.
4. Ansprechpartner für technischen Support und administrative Anfragen ist der Bereich Technologieplattformen.
5. Nutzer:innen sind zur Einhaltung der allgemeinen IT-Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet. Insbesondere ist eine Weitergabe oder Überlassung des ZIH-Logins an andere Personen lt. Richtlinien des ZIH strikt untersagt.
6. Die ReCoN-internen Kommunikationsmöglichkeiten dürfen nur im Rahmen des Einsatzzweckes der Software und zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben verwendet werden.
7. Schwerwiegende Fehler, Sicherheitsvorfälle und vermutete oder tatsächliche missbräuchliche Nutzung müssen dem Bereich Technologieplattformen umgehend gemeldet werden.
8. Fehler oder Fehl-Konfigurationen, insbesondere solche, die abrechnungsrelevant sind, dürfen nicht zum Vorteil oder Nachteil von Nutzer:innen genutzt werden und müssen dem Bereich Technologieplattformen umgehend gemeldet werden.
9. Bei Verstößen gegen die Nutzungsrichtlinie kann eine vorübergehende oder dauerhafte Sperrung des Zugangs durch den Bereich Technologieplattformen verhängt werden und dieses den jeweiligen Dienstvorgesetzten gemeldet werden. Mögliche Maßnahmen der Strukturen (Leistungserbringer, Arbeitsgruppen, Fakultäten) bleiben hiervon unberührt.
10. Die TUD behält sich mögliche disziplinarische, zivil- oder strafrechtliche Maßnahmen bei schwerwiegendem Fehlverhalten von Nutzer:innen vor.

§10 Inkrafttreten und Schlussbestimmungen

1. Ist eine einzelne Bestimmung dieser Richtlinie unwirksam, bleibt davon die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
2. Diese Richtlinie tritt ab 15.06.2026 in Kraft.
3. Nutzer:innen werden über Änderungen dieser Richtlinie umgehend über die in ReCoN hinterlegte E-Mail-Adresse informiert.